مكتب الشؤون الإدارية والمالية
ويتولى الإشراف على الأقسام التالية :
- قسم الشؤون الإدارية والخدمات : ومن اختصاصه الاتي
- تنفيذ برامج الزيارات والحفلات التى تنظمها الكلية في المناسبات المختلفة
- القيام بإجراء الحراسة والتحفظ على ممتلكات داخل مباني الكلية
- إبلاغ الجامعة باحتياجات الكلية لأعمال الصيانة للمباني والمرافق والأجهزة والأثاث
- الإشراف على استخدام سيارات الكلية
- الإشراف على اعمال النظافة بالكلية وأعمال الخدمات العامة
- الإشراف على مقصف الكلية
- حصر احتياجات الكلية من القوى العاملة من الموظفين ومنتجين وإخطار الجامعة بها
- إمساك ملفات فرعية للموظفين والمنتجين
- اتخاد إجراءات منح الإجازات بأنواعها وإخطار الكلية بها
- اتخاد إجراءات تحويل الموظفين والمنتجين للعلاج
- إخطار الكلية بالتقارير السنوية الخاصة بالموظفين والمنتجين
- مراقبة حضور وانصراف الموظفين والمنتجين طبقا للقواعد التى تقررها الكلية
- توزيع الموظفين والمنتجين على وحدات إدارة الكلية
- إبلاغ إدارة الكلية بالمخالفات التى تقع من الموظفين والمنتجين
- إبداء الرأي في شأن نقل وندب وإعارة موظفي ومنتجي الكلية
- اتخاد إجراءات تسليم العمل للموظفين والعمال الجدد وإخلاء الطرف لمن ينهى عمله بالكلية
- إعداد البيانات والإحصائيات الخاصة بالموظفين والعمال
- أداء أعمال الطباعة والسحب والتصوير
- تسليم البريد والمكاتبات الواردة للكلية وقيدها بدفاتر الواردة وتسليمها للأجهزة المختصة
- تسليم المكاتبات بالملفات المخصصة لها
- حفظ صور المكاتبات بالملفات المخصصة لها
- متابعة الإجراءات تتخذ بشأن المراسلات الواردة
- القيام بأعمال الاستقبال والاستعلامات للمترددين على إدارة الكلية
- تقديم كافة الخدمات للعامين بالكلية وفقاً لأحكام القانون رقم (19) لسنة 1428م المشار إلية ولائحته التنفيذية
- القيام بخدمات الاستقبال لضيوف الكلية ، وتنظيم وترتيب اجتماعاتهم ولقاءاتهم بالمسئولين
- إتمام إجراءات الحجز بالفنادق والاستقبال بالمطار لأعضاء هيئة التدريس والموظفين بالكلية
- اتخاد إجراءات الإقامة ومنح تأشيرات الخروج وحجز تذاكر السفر لأعضاء هيئة التدريس والموظفين بالكلية
- إعداد خطط وبرامج الحراسة لكافة مباني ومنشآت الكلية ، بالتنسيق مع التقسيمات التنظيمية ذات العلاقة وتنفيذها
- تنظيم حركة المركبات التابعة للكلية ومسك السجلات والملفات الخاصة بها وتولي أعمال الصيانة اللازمة لها وتصاريح استخدامها وصرف الوقود والزيوت وغيرها
- القيام بأعمال الصيانة اللازمة للمباني وتجهيزتها ومتابعة تسجليها
- إقامة الحفلات اللازمة في المناسبات الدينية والوطنية والقومية
- تنشيط وربط الأخوة والصداقة بين العاملين بالكلية من خلال إقامة الحفلات وتنظيم الرحلات الترفيهية والأنشطة الرياضية والاجتماعية للعاملين وأسرهم
- تنظيم مشاركة الكلية والعاملين بها في حملات التشجير والنظافة ، وغيرها من الأعمال الاجتماعية والاحتفالات الوطنية والقومية
- تنسيق وتنظيم المشاركة في المعارض الثقافية والعلمية وإبراز نشاط الكلية وأقسامها المختلفة
- المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الوحدة
- قسم الشؤون المالية والمخازن : ويتولي الاختصاصات التالية
- إعداد وصرف المرتبات والمزايا المقررة للعاملين
- المشاركة في اعمال الجرد الدوري والفجائي والسنوي
- إعداد المقايسات السنوية باحتياجات الكلية من مواد التشغيل اللازمة للمعامل والأجهزة والادوات والأثاث والقرطاسية التي تحتاج إليها الكلية ووضع مواصفاتها الفنية بعد الاستعانة بالمختصين بالكلية
- تولي إجراءات الشراء والبيع بالطرق المقررة في اللوائح المالية ، وفحص المشتريات والتأكد من مطابقتها للمواصفات المحددة بعقود الشراء واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال أية عيوب أو مخالفات
- إعداد المستندات الخاصة بالمشتريات واستيفائها طبقا للوائح والتعليمات
- المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الوحدة
- مسك السجلات والدفاتر المخزنية وإجراء القيودات اللازمة أولاً بأول ، ومسك بطاقات الأصناف وتسجيل الأصناف الموردة والمصروفة
- التأكد من توفر كافة إجراءات ومستلزمات الأمن والسلامة بالمخازن
- القيام بكافة الإجراءات التي تكفل توفر المخزون المناسب ، إعادة طلب المواد والاصناف التي وصل مخزونها الي حد إعادة الطلب
- القيام بأعمال الجرد الدوري والفجائي والسنوي للمخازن واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال أي نقص او زيادة وفقاً للتشريعات السارية
- المشاركة في أعمال اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط الإدارة
- إعداد تقارير المتابعة الدورية والسنوية عن نشاط الوحدة
- مسك حساب سلفة النثريات بالكلية
- القيام بأعمال الصرف المختلفة في حدود اللوائح والتعليمات
- تحصيل الإيرادات والرسوم الخاصة بالكلية
- استلام وتوثيق الكتب المنهجية والمرجعية وبيعها وفق إيصالات مالية مسحوبة من خزينة الكلية .
مكتب شؤون أعضاء هيئة التدريس
ويقوم هذا المكتب بالمهام التالية :
- اتخاذ إجراءات استيفاء مستندات التعاقد والتعيين وإحالتها الى الجهات المختصة
- إخطار الجامعة باحتياجات الكلية من أعضاء هيئة التدريس وفقاً للاشتراطات التي تحددها الكلية لاتخاذ إجراءات الإعلان عنها .
- إعداد البيانات والاحصائيات الخاصة بأعضاء هيئة التدريس بالكلية وإبلاغ الجامعة بها
- أتخاذ إجراءات تمكين أعضاء هيئة التدريس الجدد من استلام اعمالهم وذلك بالتنسيق مع الاقسام العلمية المختصة وإبلاغ الجامعة بذلك .
- اتخاذ إجراءات إخلاء الطرف لمن أنهى عمله من أعضاء هيئة التدريس .